Най-честите грешки при организиране на събития
Избрали сте чудесно място, курорт извън големия град. Посетили сте хотела, разгледали сте стаите и залите. И сте в очакване на събитието, като няма начин всичко да не е наред.Идва заветният ден!
Междувременно са дошли и други гости. Хотелът е пълен. Получавате двойните стаи, които сте поръчали, но леглата в тях са съединени, тип спалня. Не всички колеги и колежки ще са много щастливи.
Експертите по управление на пътуванията от Sun Spree Travel Partner съветват: заявявайте двойните стаи винаги с разделени легла. Те могат да се съединяват, спалнята не може да се дели.
Резервен вариант: поискайте допълнително легло в двойната стая. Трябва да го получите без допълнително заплащане.
Вечерта се събирате да вечеряте. Поръчали сте менюто предварително. И го получавате - една топка „Снежанка“ за салата, основното е парче пилешко с гарнитура от гриловани моркови, десертът е малеби, приготвено като сутляш. Всичко е както сте го поръчали, но грамажът е различен.
Съветът: не пренебрегвайте грамажа. Малкото е привилегия само в много скъпите ресторанти. Не забравяйте, че не всички ядат месо.
От „Сън Сприй“ съветват: добре е предварително да сте проучили дали няма вегетарианци, вегани или постещи. Ако има чужденци трябва да се съобразите дали няма мюсюлмани и евреи.
Бяхте ли се информирали дали има музика в ресторанта? Един диджей или една фолкпевица може да провали цялото прекарване. Е, може и обратното. Но е добре да сте информирани.
От „Сън Сприй“ съветват: Свържете се с диско водещия ден или два по-рано. Разяснете му концепцията на събитието, възрастта и предпочитанията на присъстващите. Обсъдете опция за караоке и поздрави.
На сутринта влизате в залата за семинара. Всичко е подготвено. Започвате с презентациите. Изведнъж слънцето блесва в очите ви. Прозорците имат завеси, но те са прозрачни. В един момент мислите на гостите са заети не с презентациите, а в търсене на слънцезащитния крем.
Идва време за кафе паузата. Кафето ви чака – топло, както е редно, и чаят е ОК, безалкохолните напитки са студени, сладките са вкусни...
Изведнъж се чува шум: от съседната зала излизат участниците от друг семинар. И се оказва, че ги познавате. Те са от конкурентна фирма! Привидно всички се радват, но шефовете и организаторите са бесни. Как сте го допуснали!
Не можете да напълните и двете зали на хотела и собственикът е в правото си да отдаде другата на друг. Обяснението звучи логично. Но шефовете повече няма да разчитат на вас за организацията.
Защото не сте успели да управлявате задачата си. Затова има специализирани компании, като Sun Spree Travel Partner. Тяхната практика е винаги да се стремят да осигурят самостоятелен семинар. Не винаги е лесно, но трябва да се търсят решения. Искайте уверения от мениджмънта на хотела да не допуска едновременно използване на двете съседни зали. Особено от конкурентни компании. Това не е прищявка, а част от умението да управлявате събития.
Съветът на „Сън Сприй“: Ако искате да сте по-спокоен, водете писмена кореспонденция. Това не е 100% гаранция, но практиката показва, че е полезно.